個人情報保護規定

 一般財団法人青森市観光レクリエーション
 振興財団 個人情報保護規程

 (趣  旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護の重要性にかんがみ、一般財団法人青森市観光レクリエーション振興財団(以下「財団」という。)の保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めるものとする。
 (定  義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)個人情報 個人に関する情報であって、特定の個人が識別され、又は識別され得るものをいう。
(2)本人 個人情報により識別され、又は識別され得る個人をいう。
(3)文書 財団の役員又は職員(以下「役職員」という。)が職務上作成し、又は取  得した文書、図面及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)であって、 決済、供覧等の手続きが終了し、財団において管理しているものをいう。
(4)磁気テープ等電子計算機を使用して行われる処理に使用される磁気テープ、磁気デイスク等であって、役職員が職務上作成し、又は取得した情報が記録され、財団において管理しているものをいう。
(財団の職務)
第3条 財団は、個人情報の保護の重要性を認識し、その事業活動を行うに当たり、個人情報を取り扱うときは、個人の権利利益を侵害することのないよう個人情報の適正な取扱いに努めるとともに、青森市が実施する個人情報の保護に関する施策に協力するものとする。
(個人情報取扱事務目録)
第4条 個人情報を取り扱う事務(財団の職員又は職員であった者に係るものを除く。(以下「個人情報取扱事務」という。)について、個人情報取扱事務目録を作成し、備え付けるものとする。
2 個人情報取扱事務目録について閲覧の申出があったときは、これに応ずるものとする。
 (収集の制限)
第5条 個人情報を収集するときは、あらかじめ当該個人情報に係る個人情報取扱事務の目的を明確にし、その目的を達成する範囲内で、適法かつ公正な手段により収集するものとする。
2 思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となるおそれのある個人情報は収集しないものとする。ただし、法令又は条例(以下「法令等」という。)の規定に基づき収集する場合又は個人情報取扱事務の目的を達成するために当該個人情報が必要であり、欠くことができない場合は、この限りでない。
3 個人情報を収集するときは、本人から収集するものとする。ただし、次に掲げる場合はこの限りでない。 
(1) 法令等の規定に基づき収集するとき。
(2) 本人の同意を得て収集するとき。
(3) 出版、報道その他の方法により公にされたものから収集するとき。
(4) 人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5) 前各号に掲げる場合のほか、本人から収集したのでは当該個人情報に係る個人情報取扱事務の目的の達成に支障が生ずるおそれがあると認められるときその他本人以外のものから収集することに相当の理由があると認められるとき。
(利用及び提供の制限)
第6条 個人情報取扱事務の目的以外の目的のために、当該個人情報取扱事務に係る個人情報を利用し、又は提供しないものとする。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。
(1) 法令等の規定に基づき、利用し、又は提供するとき。
(2) 本人の同意を得て利用し、又は提供するとき。
(3) 人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(4) 前3号に掲げる場合のほか、公益上の必要その他相当の理由があると認められるとき。
2 個人情報を提供する場合において、個人の権利利益の保護のため必要があると認めるときは、当該個人情報の提供を受けるものに対し、当該個人情報について使用目的若しくは使用方法の制限その他必要な制限を付し、又は当該個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の当該個人情報の適切な取扱いのために必要な措置を講ずることを求めるものとする。
 (情報機器の結合による提供の制限)
第7条 公益上の必要その他相当の理由があり、かつ、個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の当該個人情報の適切な取扱いのために必要な措置を講じられていると認められる場合を除き、通信回線を用いて電子計算機その他情報機器を結合する方法により、個人情報を提供しないものとする。
(安全性及び正確性の確保等)
第8条 個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の当該個人情報の適切な取扱いのために必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
2 その保有する個人情報について、当該個人情報に係る個人情報取扱事務の目的を達成するために必要な範囲内で正確、完全かつ最新なものとしておくよう努めるものとする。
3 その保有する個人情報について、当該個人情報に係る個人情報取扱事務の目的を達成したこと等により保有する必要がなくなったときは、これを確実に、かつ、速 やかに廃棄し、又は消去するものとする。
(職員の責務)
第9条 職員は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。
(委託に伴う措置等)
第10条 個人情報取扱事務を委託する場合において、個人の権利利益の保護のため必要があると認めたときは、当該個人情報取扱事務に係る個人情報について、収集方法、使用目的若しくは使用方法の制限その他必要な制限を付し、又は個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の当該個人情報の適切な取扱いのために必要な措置を講ずるものとする。
(自己情報の開示の申出)
第11条 財団が保有している自己を本人とする個人情報について、開示の申出があったときは、本人であることを確認の上、これに応じるものとする。ただし、開示の申出に係る個人情報が次の各号のいずれかに該当する情報であるときは、当該個人情報の全部又は一部について開示しないことができる。
(1) 法令等の規定により開示することができない情報。
(2) 開示することにより、第三者の正当な利益が侵害されるおそれがある情報。
(3) 開示することにより、人の生命、身体又は財産の保護その他公共の安全と    秩序の維持に支障が生ずるおそれのある情報。
(4) 開示することにより、財団の事務の適切な遂行に著しい支障が生ずるおそれのある情報。
(開示の申出に係る通知等)
第12条 開示の申出があったときは、当該開示の申出があった日から15日以内に、開示の申出に係る個人情報を開示するかどうかを開示の申出をした者に書面により通知するものとする。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由により当該期間内に通知することができないときは、この限りでない。
2 開示をする旨の通知をしたときは、速やかに、開示の申出をした者に対し、当該個人情報の開示をするものとする。
(費用負担)
第13条 開示の申出をして文書又は磁気テープ等から印字装置により出力した物(これらを複写した物を含む。)の写しの交付を受ける者は、当該写しの作成及び送付に要する費用を負担しなければならない。
(訂正等の申出)
第14条 第12条第2項の規定により開示を受けた自己を本人とする個人情報について、その訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)の申出があった場合は、本人でありことを確認の上、当該個人情報について事実に誤りがあると認めたときは、これに応ずるものとする。
(訂正等の申出に係る通知)
第15条 訂正等の申出があったときは、必要な調査を行い、当該申出のあった日から30日以内に、訂正等の申出に係る個人情報の訂正をするかどうかを訂正等の申出をした者に書面により通知するものとする。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由により当該期間内に通知することができないときは、この限りでない。
(苦情の申出)
第16条 財団が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出があったときは、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
(その他)
第17条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、理事長が定める。
 

附  則
この規程は、平成25年4月1日から施行する。
 

     一般財団法人青森市観光レクリエーション振興財団が
     取り扱う個人情報の保護等に関する事務取扱要領
第1 趣  旨
 この要領は、別に定めがあるもののほか、一般財団法人青森市観光レクリエーション振興財団個人情報保護規程(以下「個人情報保護規程」という。)の規定による一般財団法人青森市観光レクリエーション振興財団(以下「財団」という。)が取り扱う個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めるものとする。
第2 定  義
 この要領において、「本社」とは、モヤヒルズを、「支社」とは、道の駅ゆ~さ浅虫をいう。
第3 個人情報窓口の設置等
 1 個人情報窓口の名称及び設置場所
  個人情報の保護に関する事務を円滑に行うため、個人情報窓口を次のとおり設置する。
  1 総合窓口(本社及び支社において取り扱う個人情報に係る窓口)本社事務局
  2 支社窓口(当該事務所において取り扱う個人情報に係る窓口)  支社
 2 個人情報担当
  1 本社及び支社に個人情報担当を置き、財団の理事長が職員の中から指名するも
のをもって、これを充てる。
  2 個人情報担当は、次の事項をおこなうものとする。
   ア 開示の申出、訂正等の申出、又は財団における個人情報の取扱いに関する苦情の申出をした者への対応
   イ 本社及び支社の連絡調整
   ウ 所属職員に対する指導
 3 個人情報窓口で行う事務
   個人情報窓口で行う事務は、次のとおりとする。
  1 個人情報取扱い事務目録の管理及び閲覧に関すること。
  2 開示の申出、訂正等の申出、及び財団が行う個人情報に関する苦情の申出(以   下「開示申出」という。)係る相談、案内及び受付に関すること。
   文書等の開示に係る費用の徴収に関すること。
   異議の申出の受付に関すること。
  3 個人情報保護事務の調整に関すること。
 4 担当職員で行う事務
  担当職員が行う事務は、次のとおりとする。
  1 個人情報取扱い事務目録の作成に関すること。
  2 開示の申出等に係る個人情報の検索及び特定に関すること。
  3 第三者の意見聴取に関すること。
  4 訂正等の申出に係る個人情報についての調査に関すること。 
  5 開示申出等についての決定等及びこれらの通知に関すること。
    ただし、事務所に開示の申出があった場合の開示の決定は本社が行う。
  6 個人情報が記録されている文書等又は磁気テープ等から印字装置により出力   した物の写しの作成に関すること。
  7 個人情報の開示(必要に応じた閲覧の立会いを含む。)訂正等及び訂正等をし
た旨の通知に関すること。
  8 苦情の申出の処理に関すること。
    ただし、支社に苦情の申出があった場合の処理の決定は本社が行う。
  9 所掌する事務に係る個人情報の取扱いに関する苦情の申出の相談、案内、受付
及び処理に関すること。
 5 個人情報窓口における相談及び案内
  1 個人情報の特定と対応方法の選択
    個人情報窓口の職員は、来訪者が求める情報が特定できるように内容を具体的に聞き取り、来訪者が求める情報の内容により、次のいずれにより対応すべきものであるかを判断するものとする。
  (ア)本人への情報提供
  (イ)他制度による文書等の開示
  (ウ)法令又は他の条例の規定による自己を本人とする個人情報の開示(個人情報保護規程第6条第1項) 
  (エ)開示の申出(個人情報保護規程第11条)
  ア 本人への情報提供
    本人への情報提供で対応すべき場合には、個人情報窓口の職員は、該当する担当職員を案内するものとする。
  イ 法令の規定による個人情報の開示
 法令の規定により自己を本人とする個人情報の開示を受けることができる場合には、個人情報窓口の職員は、該当する担当職員を案内するものとする。
  ウ 自己情報の開示の申出
    自己を本人とする個人情報の開示について相談があった場合は、一般財団法人青森市観光レクリエーション振興財団個人情報保護規程による自己情報の開示の申出の手続を説明するものとする。
  エ 開示の申出
    個人情報開示申出書(第3号様式。以下「開示申出書」という。)に必要事項を記載させ、個人情報窓口に提出させるものとする。
 2 担当職員の特定
   個人情報開示窓口の職員は、来訪者が求める情報の内容により、担当職員を特定するものとする。
 3 開示の申出書の郵送に関する相談
   開示の申出を郵送又はファクシミリで行いたい旨の相談があった場合は、申出書の備付け場所、送付先を教示するなど相談者の求めに応じ、適切な対応に努めるものとする。
第4 開示の申出に係る事務
 1 開示の申出に係る個人情報の特定及び申出書の受付等
  1 個人情報の特定
   ア 来訪者が開示の申出をしようとする場合は、個人情報窓口の職員は、担当職員の同席を求め、当該担当職員は、来訪者との面談により開示の申出に係る個人情報文書を検索し、特定するものとする。
   イ アにかかわらず、本社窓口の来訪者が、支社において管理する個人情報について開示の申出をしようとする場合は、本社窓口の職員は、電話等により当該事務所に連絡し、連絡を受けた当該事務所の職員が、開示申出に係る個人情報を検索し、特定するものとする。
  2 開示申出書の受付
   ア 開示申出書は、個人情報窓口においてのみ受け付けるものとする。担当職員に直接相談があった場合は、当該担当職員において、本人への情報提供や法令の規定による個人情報の開示で対応できる場合を除き、個人情報窓口を案内するものとする。
   イ 個人情報窓口の職員は、必要事項が記載されている開示申出書を受け付けた場合は、当該申出書に収受日付印を押印し、職員記載欄に担当職員名を記載するとともに、「個人情報の開示・訂正等を求められた方へ」(第2号様式)に必要事項を記載の上、開示申出者に交付するものとする。
 3 申出書の受付に当たっての留意事項
   ア 開示申出者の押印は、要しないものである。
   イ 開示の申出の手続きは、本人が行うことを原則とするが、未成年又は成年被後見人に係る情報の開示にあっては、法定代理人であることを証明する書類等の提出又は提示があった場合は、法定代理人により行うことができる。
   ウ 未成年からの開示申出であると認められる場合であっても、原則としてそのまま受け付けるものとする。ただし、中学生以下の場合であって、制度の趣旨、個人情報の内容等について十分理解を得難いと認められるときは、親権者又は未成年後見人に開示申出をしてもらうこととする。
   エ 開示の申出をしようとする者が本人であるかどうかの確認を、5により行うものとする。
   オ 開示の申出に係る個人情報を特定するために必要な事項(該当個人情報の内容や当該個人情報が記載された文書等又は磁気テープ等の名称等)を開示申出書の所定の欄に書ききれないときは、これを別紙(任意様式)に記載の上、開示申出書に添付するものとする。
   カ 開示の申出をしようとする者が身体の障害等により、自ら申出書に記載することが困難な場合は、開示窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応するものとする。
  4 開示申出書の補正
   ア 開示申出書の記載事項等に形式上の不備がある場合等形式上の要件に適合しない開示の申出があった場合は、当該開示申出を却下せざるを得ないような特別の事情があるときを除き、個人情報窓口の職員は、速やかに、開示の申出者に対し、相当の期間を定めて当該開示申出の補正(開示申出の補正)を求めるものとする。
   イ 開示申出書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、個人情報窓口において職権で補正できるものとする。
   ウ 相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過してもなお補正を求めた点が補正されない場合は、開示の申出を却下するものとする。
   エ 補正を求めた場合の開示の決定の通知(以下「開示等の決定通知」という。)は、補正され、形式上の要件に適合した開示申出書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内にしなければならない。
  5 本人であることの確認
   ア 本人による開示の申出の場合
    (ア)開示の申出をしようとする者に対しては、本人であることを確認する必要があるので「本人であることを証明するために必要な書類等」の提示を求めて、当該開示の申出をしようとする者が本人であることを確認するものとする。
    (イ)「本人であることを証明するために必要な書類等」とは、「運転免許証、 旅券、健康保険の被保険者証又は法律若しくはこれに基づく命令の規定により交付された書類等であって当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するに足りるもの」であるが、「法律若しくはこれに基づく命令の規定により交付された書類等であって当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するに足りるもの」としは、次のようなものがある。
      a 船員手帳
      b 海技免状
      c 狩猟・空気銃所持許可証
      d 戦傷病者手帳
      e 宅地建物取引主任者証
      f 電気工事士免状
      g 無線従事者免許証
      h 国民健康保険又は船員保険等の被保険者証
      i 共済組合員証
      j 国民年金手帳     
      k 国民年金、厚生年金保険又は船員保険に係る年金証書
      l 共済年金又は恩給等の証書
      m 外国人登録証明書
      n 身体障害者手帳
       なお、戸籍謄本や住民票の写しなど本人以外でも取得できる書類等は、
 「本人であることを確認するに足りるもの」には該当しないものである。
    (ウ)やむを得ない理由によりイに掲げる書類を提示することができない場合には、「当該開示の申出をしようとする者が本人であることを確認するため理事長が適当と認める書類等」としては、次のようなものがある。
      a イに掲げる書類が更新中の場合交付される仮証明書及び引換書類
      b 条例、規則及び要綱等の規定により交付された免許証、許可証及び証書等
    (エ)婚姻等により開示の申出を使用する者の氏名が開示の申出に係る個人情報の本人の氏名と異なっている場合には、その者の氏名を確認できる書類のほかに旧姓等を確認できる書類の提出等を求めるなどして、その者が開示の申出に係る個人情報の本人であることを確認するものとする。
    (オ)本人確認に当たっては、原則として「本人であることを証明するために必要な書類等」の原本の提示を求めるものとし、提示を受けた場合には、当該書類等を複写して当該複写物を開示申出書に添付するものとする。
   イ 法定代理人の確認
     未成年又は成年被後見人法定代理人から開示申出があった場合は、アにより法定代理人自身について法定代理人本人であるかどうかの確認を行うとともに、当該法定代理人に対し、法定代理人であることを証明するための戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書又は後見登記等に関する法律(平成11年法律第152号)第10条第1項第2号に規定する登記事項証明書の提出又は提示を求め、法定代理人であることを確認するものとする。
  6 郵送等による開示の申出の取扱い
   ア 個人情報保護規程第11条は開示の申出は書面によることとしているので郵送又はファクシミリによる開示の申出は認められるが、口頭又は電話による開示の申出は認められない。
   イ 郵送又はファクシミリによる開示の申出は、2のイに準じて処理するものとし「個人情報の開示・訂正を求められた方へ」(第2号様式を開示申出者に送付するものとする。
   ウ 郵送又はファクシミリによる開示の申出があった場合は、個人情報窓口の職員は「本人であることを証明するために必要な書類等」(5のイの書類)の写しの提出を求め、この写しにより本人確認を行うものとする。写しは容易に改ざんされるおそれがあるため、適宜担当職員において承知している本人に関する情報(家族の状況等)を電話で質問し、また、当該書類の発行機関等に照会するなどして特に慎重に判断し、不当な開示の申出により個人の権利利益が侵害されることのないよう万全を期するものとする。
2  受付後の開示申出書の取扱い
  1 個人情報窓口の職員は、開示申出書を受け付けたときは、直ちに当該開示申出書を担当職員に配布するものとする。ただし、本社窓口において支社に係る開示申出書を受け付けたときは、当該開示申出書を当該事務所に送付するものとする。 当該開示申出書の写しを事務局で保管する。
  2 支社窓口の職員は、1のほか、開示申出書の写しを本社に送付するものとする。
3  開示の申出に係る個人情報が存在しない場合の取扱い
  1 開示の申出書の受付後に係る個人情報が存在しないことが判明した場合は、担当職員は、遅滞なく、その旨を個人情報不存在通知書(第4号様式)により、開示申出者に通知するものとする。
  2 個人情報が不存在である場合でも、他の方法により、開示の申出の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その通知書の備考欄にその旨を教示するものとする。
4 開示の申出に係る個人情報を開示するかどうかの決定
  1 不開示等事項該当性等の検討
   担当職員は、開示の申出があった場合は、開示の申出に係る個人情報が、個人情報保護規程11条各号に規定する情報(以下「不開示等事項」という。)に該当するかどうかを検討するものとする。
  2 開示等の決定通知の期限
    開示等の決定通知の書面は、必要事項が記載された開示申出書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内(3により決定通知の期間の延長を行った場合は、延長された期限まで)に開示の申出者に届かなければならず、この期間内に届かないときは、開示の申出者に不開示決定があったものと見なすことができるので、留意する必要がある。
  3 開示等の決定通知の期間の延長
    災害の発生等やむを得ない理由により開示等の決定通知の期間を延長する場合には、担当職員は、開示等の決定期間延長通知書(第5号様式)により通知するものとする。なお、この通知書は、必要事項が記載された開示申出書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に、開示の申出者に届かなければならず、この期間内に届かないときは、開示の申出者に不開示決定があったものと見なすことができるので、留意する必要がある。
  4 第三者に係る意見聴取等
    担当職員は、開示の申出に係る個人情報が個人、法人その他の団体、国、地方公共団体などの開示の申出者及び財団以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報である場合は、必要に応じて当該第三者に対し、5の「開示の申出に係る第三者の意見聴取等」を行うものとする。
  5 関係者との連絡調整
    担当職員は、開示の申出に係る個人情報が他の担当職員が所掌する事務に係る情報である場合には、必要に応じ、関係者と連絡をとり、調整をおこなうものとする。
  6 開示決定等の決済
    開示決定等の決済区分は、一般財団法人青森市観光レクリエーション振興財団事務処理・会計処理規則(平成14年7月1日制定。以下「事務処理・会計処理規則」という。)の定めるところによる。
  7 決定通知  
    担当職員は、開示決定をした場合は、個人情報開示決定通知書(第6号様式)、 個人情報部分開示決定通知書(第7号様式)又は個人情報不開示決定通知書(第8号様式)(以下「開示等の決定通知書」と総称する。)により通知するものとする。
  8 決定通知書の記載要領
    決定通知書の記載要領は、次のとおりとする。
   ア 「個人情報の内容」欄(第6号様式、第7号様式及び第8号様式)
     開示の申出に係る個人情報の内容を記載するものとする。複数の個人情報に係る開示等の決定の場合は、複数の個人情報についての内容を記載するものとする。
   イ 「個人情報の開示の日時」欄(第6号様式及び第7号様式)
     開示の日時は、開示等の決定通知の日から数日後の執務時間内の日時を指定するものとし、担当職員は、開示申出者及び個人情報窓口と事前に連絡をとり、都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。個人情報の写しを送付する場合は、この欄を斜線で消すものとする。
   ウ 「個人情報の開示の場所」欄(第6号様式及び第7号様式)
     開示の場所は、原則として次のとおりとし、個人情報が記録されている文書または磁気テープから印字装置により出力した物の写しを送付する場合は、送付方法(例「郵送」)を記載するものとする。
     (ア)本社で管理している文書また又は磁気テープ等に記録されている個人情報にあっては、本社会議室
     (イ)支社管理している文書また又は磁気テープ等に記録されている個人情報にあっては、当該支社の会議室など個人情報の開示をするのにふさわしい場所
   エ 「開示しない部分」欄(第7号様式)
     開示しない個人情報の概要を当該情報の内容が判明しないよう留意して記載するものとする。
   オ 「上記部分を開示しない理由」欄 (第7号様式)及び「個人情報を開示しない理由」欄 (第8号様式)
     個人情報保護規程第11条の該当号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄に記載しきれないときは、別紙(任意様式)に記載の上、開示等の決定通知書に添付するものとする。
  カ 「(開示しない部分)を開示することができる期日及び範囲」欄 (第7号様式及び第8号様式)
     個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定をした場合において、一定の期間が経過することにより、不開示事項に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、個人情報の全部又は一部を開示することができる期日(複数の不開示事項に該当する場合には、すべての不開示事項に該当しなくなる期日)が明らかであるときは、その期日及び開示することができる範囲を記載するものとする。当該期日を明示することができない場合には、この欄を斜線で消すものとする。
  キ 「備考」欄 (第5号様式、第6号様式及び第7号様式)
     必要な事務連絡を記載するものとする。
5 開示の申出に係る第三者の意見聴取等
 1 意見聴取の実施
   担当職員は、開示の申出に係る個人情報が第三者に関する情報でもある場合は、必要に応じて当該第三者(対象となる第三者が複数の場合は、必要な範囲の第三者)の意見聴取を実施するものとする。
 2 意見聴取方法
   意見聴取は、原則として第三者に対し、当該第三者に関する情報でもある個人情報について開示の申出があった旨などを書面(「個人情報の開示に係る意見について(照会)」(第9号様式)により通知し、個人情報の開示に係る意見書(第10号様式)の提出を求めることにより行うものとする。この場合において、第三者に対しては、速やかに、当該意見書を提出するよう協力を求めるものとする。
   なお、第三者に対する照会に当たっては、原則として開示の申出者の個人としての識別性を消去するなど当該開示申出者の権利利益の保護に十分留意するものとする。
 3 意見聴取書の作成
    例外的に第三者から口頭又は電話により意見聴取を行った場合は、意見聴取書(第11号様式)を作成するものとする。
 4 第三者への通知
    意見聴取を行った担当職員は、第三者に係る情報でもある個人情報についての開示等の決定をしたときは、その内容を、速やかに、当該第三者に対して書面(「個人情報の開示について(通知)」(第12号様式)により通知するものとする。ただし、開示等の決定の内容が第三者に係る情報を開示しない旨の内容であるときは、口頭又は電話により通知することができるものとする。なお、口頭又は電話により通知したときは、その旨を開示等の決定の起案文書に記載しておくものとする。
6 個人情報の開示
 1 開示の日時及び場所
  ア 個人情報の開示は、文書等の写しを送付する場合を除き、開示等の決定通知書によりあらかじめ指名した日時及び場所(5の8のイ及びウ参照)において実施するものとされている。
  イ 開示の申出者がやむを得ない理由により指定された日時に来社できない場合は、改めて別の日時を指定するものとする。この場合において、改めて開示等の決定通知書を送付することを要しないものであり、開示等の決定等の起案文書に変更した日時を記載するものとする。
 2 開示の準備
  ア 担当職員は、開示の時刻までに、開示の場所へ開示の申出に係る個人情報が記録されている文書等を搬入し、待機するものとする。
  イ 担当職員は、開示の申出に係る個人情報が記録されている文書等の原本を開示することができないときは、あらかじめ原本を複写した物を準備するものとする。
 3 実施に当たっての留意事項
    担当職員は、開示の場所へ来社した者に対して開示等の決定通知書の提示を求め、その者が開示等の決定通知書に記載されている名あて人であるかどうかの確認を行うものとする。また、開示の場所へ来社した者が開示の申出者本人であるかどうかの確認については、開示申出者の場合における本人であることの確認に準ずるものとする。(2の5参照)。
 4 閲覧の方法
  ア 文書に記録されている個人情報の閲覧は、文書等の原本(マイクロフィルムの場合は、マイクロリーダープリンターで複写したもの)を閲覧に供することにより行うものとする。ただし、原本を閲覧に供することができないときは、原本を複写したものを閲覧に供することにより行われるものとする。
  イ 磁気テープ等に記録されている個人情報の閲覧は、当該個人情報が記録されている磁気テープ等から印字装置により出力した物を閲覧に供することにより行うものとする。
 5 部分開示の方法
   個人情報部分開示は、おおむね次の方法により個人情報が記録されている文書等の不開示部分を分離して行うものとする。
  ア 開示部分と不開示部分がページ単位で区分できる場合  
 (ア)ページ単位で取外しのできる場合は、不開示部分を取り外して開示部分のみを開示する。
 (イ) ページ単位で取外しのできない場合は、開示部分が記録されているページを複写した物、不開示部分をクリップで挟んで閉ざした物、不開示部分を袋で覆ったもの等により開示する。
  イ 開示部分と不開示部分が同一ページにある場合
    不開示部分を遮へい物で覆って複写した物、該当ページを複写した上で不開示部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写した物等により開示する。
6 閲覧の立会い
   担当職員は、個人情報が記録されている文書等の紛失、汚損等を防止するために必要があると認めるときは、閲覧に立ち会うものとする。
7 写しの作成及び交付の方法
  ア 担当職員は、乾式複写機により個人情報が記録されている文書等写しを作成するものとする。
  イ 乾式複写機により作成する写しの用紙の大きさは、日本工業規格B5,A4,B4及びA3とする。
  ウ 開示の申出時において希望する開示の方法が閲覧のみである場合であっても、開示の当日に写しの交付を求められたときは、その場で写しを交付できるものとする。
  エ 著作権法により複製を禁じられている物については、写しの交付ができないので、留意する必要がある。
  ウ 写しの交付は、写しの作成及び送付に要する費用が納入されたことを確認した後に行うものとする。
  カ 写しの交付は、郵送によりおこなうものとする。ただし宅配便による送付費用が郵送のそれより低額の場合は、宅配便による送付することができる。
7 費 用 徴 収
 1 費用の額
  ア 写しの作成に要する費用の額は、乾式複写機によるものにあっては、写し1枚につき20円とし、業者委託によるものにあっては、当該委託契約の額とする。
  イ 個人情報が記録されている文書等の写しの送付に要する費用の額は、郵便料金又は宅配便運賃とする。
 2 費用の徴収方法
   個人情報が記録されている文書等の写しの作成及び送付に要する費用は、一般財団法人青森市観光レクリエーション振興財団財務規程の定めに従い、次により徴収するものとする。
  ア 個人情報窓口において写しの交付を行う場合
    経理担当者は、写しの作成に要した費用を現金で徴収し、開示の申出者に対して領収書を交付する。
  イ 郵送により写しの交付を行う場合
    開示の申出者から請求書により徴収する。ただし、閲覧後に郵送等による写しの交付を求められた場合であって、写しの作成及び送付に要する費用の額をその場で確定できるときは、現金で徴収することができる。請求書によるか、現金徴収によるかは、開示の申出者の便宜を考慮して決定するものとする。
  ウ 郵便料金にかかる特例的扱い
    開示の申出者から、郵送に要する費用の額に相当する郵便切手が提出された場合は、当該郵便切手を使用することにより、写しの送付を行うこととして差し支えないものとする。
3 収入の歳入科目
   歳入科目は、(款)事業収益(項)営業外収益(目)雑収益(節)その他雑収益とする。
4 複写したものにより閲覧を行った場合
  個人情報が記録されている文書等を複写したものにより閲覧及び写しの作成を行った場合の当該複写物の作成に要した費用は徴収しないものとする。
第5 訂正等の申出に係る事務
 1 個人情報窓口における相談及び案内
  1 個人情報の把握及び対応の確認
    個人情報窓口では、来訪者が訂正等を求める個人情報の種類、内容等を把握し、訂正等の申出として対応すべきものかどうか確認するものとする。
  2 法令の規定による個人情報の訂正等
    法令の規定による自己を本人とする個人情報の訂正等を求めることができる場合には、個人情報窓口の職員は、該当する担当職員を案内するものとする。
  3 訂正等の申出の方法
    個人情報訂正等申出書(第13号様式。以下「訂正等申出書」という。)に必要記載事項を記載させ、個人情報窓口に提出させるものとする。
  4 担当職員の特定
    個人情報保護規定により訂正等の申出に係る個人情報の開示を実施した担当職員を当該訂正等に関する担当職員とする。
  5 訂正等申出書の郵送に関する相談
    開示申出書の郵送に関する相談に準ずるものとする。(第3の5の3参照)。
 2 個人情報窓口における訂正等申出書の受付等
  1 開示の確認
    訂正等の申出をするには、訂正等の申出に係る個人情報について、個人情報保護規定により開示を受けている必要があるため、訂正等の申出をしようとする者に対し、個人情報開示決定通知書(第6号様式)及び個人情報部分開示決定通知書(第7号様式)提示を求めるなどの方法により、事前に開示を受けていることを確認するものとする。なお、開示の申出の手続きをする前に行う必要がある旨説明するものとする。
  2 訂正等の申出書の受付
   開示申出書の受付に準ずるものとする。(第4の1の2参照)。
  3 訂正等の申出書の受付に当たっての留意事項
   開示申出書の受付に当たっての留意事項に準ずるものとする。(第4の1の3参照)。
  4 訂正等の申出書の補正
    第5の2の4アからウまでに準ずるものとする。また、補正を求めた場合の訂正等の決定の通知(以下「訂正等の決定通知」という。)は補正され、形式上の要件に適合した訂正等申出書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内にしなければならない。
  5 本人であることの確認
    開示申出の際の本人であることの確認に準ずるものとする。(第4の1の5参照)。
  6 事実を証明する書類等の提出または提示
    訂正等の申出者に訂正等を求める内容が事実に合致することを証明する書類の提出または提示を求めるものとする。
  7 郵送による訂正等の申出の取扱い
    郵送による開示申出の取扱いに準ずるものとする。(第4の1の6参照)。
    また、5の確認ができる書類またはその写しを提出させるものとする。
 3 受付後の訂正等の申出書の取扱い
    受付後の開示申出書の取扱いに準ずるものとする。(第4の2参照)。
 4 訂正等するかどうかの決定
  1 訂正等の申出に係る個人情報の調査
    担当職員は、訂正等の申出があった場合は、訂正等の申出に係る個人情報の内容に事実の誤りがあるかどうかについて、調査を行う。その方法は、おおむね次のアからウまでによるものとする。
   ア 調査の方法
     調査は、訂正等申出書に併せて提出または提示された訂正等を求める内容が事実に合致することを証明する書類等を参考とし、関係書類の確認、訂正等の申出者以外のものに対する照会の方法を適宜併用して行うものとする。
   イ 調査を行う場合の留意事項
     訂正等の申出者以外のものに対する照会に当たっては、原則として訂正等の申出者の権利利益の保護に十分留意するものとする。
   ウ 調査の記録書の作成
     担当職員は、当該調査の内容を記録した書面を作成するものとする。
  2 訂正等の決定通知の期限
     訂正等の決定通知の書面は、必要事項が記載された訂正等申出書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内にしなければならない。(3により訂正等の決定通知の期間の延長を行った場合は、延長された期限まで)に訂正等申出者に届かなければならず、この期間内に届かないときは、訂正等の申出者において非訂正等決定があったものと見なすことができるので、留意する必要がある。
  3 訂正等の決定通知の期間の延長
     災害の発生等やむを得ない理由により訂正等の決定通知の期間を延長する場合には、担当職員は、訂正等の決定期間延長通知書(第14号様式)により、訂正等の申出者に通知するものとする。なお、この通知書は、必要事項が記載された訂正等申出書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に訂正等申出者に届かなければならず、この期間内に届かないときは、訂正等の申出者において非訂正等決定があったものと見なすことができるので、留意する必要が
    ある。
  4 関係者との連絡調整
     開示の申出の際の関係者との連絡調整に準ずるものとする。(第4の4の5参照)。
  5 訂正等の決定の決済
     訂正等の決定は、決済規程等の定めるところによる。
  6 訂正等の決定通知
     担当職員は、訂正等の決定をしたときは、個人情報等決定通知書(第15号様式)、個人情報部分訂正等決定通知書(第16号様式)、又は個人情報不訂正等決定通知書(第17号様式)(以下「訂正等決定通知書」と総称する。)により訂正等の申出者に通知するものとする。
  7 訂正等の決定通知書の記載要領
     訂正等の決定通知書の記載要領は、次のとおりとする。
   ア 「個人情報の内容」欄(第15号様式、第16号様式及び第17号様式)
     訂正等の申出に係る個人情報の内容を記載するものとする。複雑な個人情報に係る訂正等の決定の場合は、複数の個人情報について記載するものとする。
   イ 「訂正等の内容」欄(第15号様式及び第16号様式)
     訂正等の申出により訂正を求められた個人情報の内容をどのように訂正等をするのかを記載するものとする。
   ウ 「訂正等をしない部分」欄(第16号様式)
     訂正等の申出のあった部分のうち訂正等をしない部分を記載するものとする。
   エ 「上記部分の訂正等をしない理由」欄(第16号様式)及び「個人情報の訂正等をしない理由」欄 (第17号様式)
     訂正等の申出に係る個人情報の一部又は全部について訂正等をしないことと決定した理由について具体的に記載するものとする。
   オ 「備考」欄(第15号様式、第16号様式及び第17号様式)
     必要な事務連絡を記載するものとする。
 5 訂正等の実施
  1 訂正等の実施
     訂正等又は一部訂正等の決定を行った担当職員は、遅滞なく当該訂正等を行うことを決定した部分の個人情報の訂正等をしなければならない。
  2 他の機関等がある場合の依頼
     個人情報の訂正等を行った担当職員は、個人情報を他の機関等に利用させ、又は提供している場合にあっては、当該他の機関に対し、その訂正等を依頼するものとする。
  3 訂正等の方法
     文書又は磁気テープ等に記録されている個人情報の訂正等は、次に掲げる方法等によりおこなうものとする。
   ア 訂正(情報の誤りを正しくすること及び情報が古くなって事実と異なる場合にそれを新しくすること)
   (ア)原本の誤りの部分に二重線を引く。
   (イ)原本の誤りの部分に二重線を引いた上、その上部に新たな個人情報を記載する。
   (ウ)原本の誤りの部分、個人情報が誤っていた旨及び事実とされるべき情報を別紙に記載して原本に添付して保管する。
   イ 追加(情報が不完全の場合に不足している情報を加えること)
     新たな情報を加える。
   ウ 削除(事実に合致しない場合にその情報を除くこと)
     白インク等で白塗りする。
     なお、訂正等をする際には、訂正等をした部分が訂正等の決定による訂正等であることが明りょうになるように起案用紙及び訂正等をした部分の余白等に訂正等をした年月日等必要な事項を記載し、担当者が押印するものとする。
  4 訂正等の実施の通知
   ア 訂正等の申出に係る個人情報の訂正をした場合は、担当職員は、その旨を訂正等の申出者に通知するものとする。(訂正等実施通知書(第18号様式))。
   イ 訂正等の決定後、直ちに当該訂正等を行ったときは、訂正等決定通知書(第15号様式)又は部分訂正等決定通知書(第16号様式)と併せて訂正等実施通知書(第18号様式)を訂正等の申出者に送付するものとする。
第6 財団における個人情報の取扱いに関する苦情の申出に係る事務
   苦情の申出の受付及び処理
   財団における個人情報の取扱い(開示の決定又は訂正等の決定についてを含む。)  に関する苦情の申出があった場合は、次のとおり当該苦情の申出に係る受付及び処  理を行うものとする。
 1 個人情報窓口
   個人情報窓口の職員は、苦情の趣旨、内容等を把握し、担当職員に連絡、案内をするなど、当該苦情の申出を適切かつ迅速に処理できるよう調整するものとする。
   この場合、担当職員は、当該苦情の申出を適切かつ迅速に処理し、当該苦情の申出の内容、その処理内容等を苦情申出処理簿(第19号様式)に記載するものとする。
 2 担当職員
担当職員は、自ら当該苦情の申出を適切かつ迅速に処理し、当該苦情の申出の内容、その処理内容等を苦情申出処理簿(第19号様式)に記載するものとする。
第7 個人情報の取扱い事務目録への登録等
 1 登録する事務の単位
   個人情報の取扱い事務は、一般財団法人青森市観光レクリエーション振興財団組織規程の規定に基づく分掌事務を参考にしながら、個人情報の取り扱う目的を同じくし、密接に関連した一連の事務を一つの単位とする。
 2 個人情報取扱事務目録の作成等
   個人情報取扱事務を開始しようとするときは、個人情報取扱事務の区分に応じ、  次の担当職員が個人情報取扱事務目録(第1号様式。以下「目録」という。)を作  成し、その控えを保管するとともに、事務局へ提出するものとする。
   また、担当職員は、登録事項に変更があったときは、新規に作成した場合と同様に事務局に目録を提出するものとし、個人情報取扱事務を廃止したときはその旨及び廃止年月日を事務局に通知するものとする。
  1 財団担当職員取扱事務
    担当職員は、目録を2部作成し、1部を事務局へ提出すること。
  2 支社事務取扱
    目録を2部作成し、1部を本社へ提出すること。
 3 個人情報取扱事務目録の登録等
   個人情報取扱事務目録の登録(登録事項の変更を含む。)は、事務局は2により提出された目録を簿冊に綴ることにより行い、登録の抹消は、廃止された個人情報取扱事務に係る簿冊から除去し廃止事務簿冊に綴ることによって行う。なお、個人情報取扱事務目録の登録事項の変更をした場合は、変更された目録を変更事務簿冊に綴るものとする。
 4 目録の閲覧
  1 本社窓口
本社窓口においては、すべての目録(登録事項を変更されたもの又は廃止された
個人情報取扱事務に係るものを含む。)を備え付け、閲覧できるようにするものとする。
  2 支社窓口においては、当該支社に係る目録(登録事項を変更されたもの又は廃止された個人情報取扱事務に係るものを含む。)の写し又はその控えを登録・変更廃止に区分して備え付け、閲覧できるようにするものとする。
 5 目録の作成方法
   目録の作成要領は、次のとおりとする。
  1 「事務の名称」欄
    個人情報を取り扱う一連の事務処理を一つの「事務」として把握し、事務の内容が具体的に分かるように事務の名称を明確かつ簡潔に記載するものとする。
  2 「事務の目的」欄
    個人情報取扱事務の目的が具体的に分かるように明確かつ簡潔に記載するも   のとする。事務の名称によって個人情報を取り扱う理由が分からない場合には、個人情報を取り扱う理由についても簡潔に記載するものとする。
  3 「対象者の範囲」欄
    当該個人情報取扱事務の対象者を類型化して記載するものとする。
  4 「項目」欄
    「対象者の範囲」欄に記載した対象者について、当該事務で取り扱っている個人情報の項目すべてについて、該当する項目の□印にレを記入するものとする。
    基本的事項等の同一の分類において、当該項目以外に取り扱う個人情報の項目がある場合には、空欄の□印にレを記入し、その項目を記載するものとする。
    基本的事項等の項目の分類に当てはまるものがない場合は、「その他」欄の□印にレを記入し、その項目を記載するものとする。
  5 「収集先」欄
    個人情報を本人から収集している場合には、「本人」□印にレを記入するものとする。また、本人以外から収集している場合には、「本人以外」□印にレを記入し、本人以外の区分の該当する□印にレを記入するものとする。
   ア 「国・地方公共団体」欄は、国や地方公共団体から個人情報を収集する場合に記入するものとする。
   イ 「民間団体・私人」欄は、民間企業・民間団体、本人以外の個人から個人情報を収集する場合に記入するものとする。
   ウ 「その他」欄は、アからイ以外に掲げる以外のものから個人情報を収集する場合に(  )内に具体的な収集先を記載するものとする。
  6 「提供の有無及び提供先」
    財団以外のものに個人情報を提供している場合は、提供先の□印にレを記入するものとする。
   ア 「国・地方公共団体」欄は、国や地方公共団体から個人情報を収集する場合に記入するものとする。
   イ 「民間団体・私人」欄は、民間企業・民間団体、本人以外の個人に個人情報を提供する場合に記入するものとする。
   ウ 「その他」欄は、アからイ以外に掲げる以外のものに個人情報を提供する場合に(  )内に具体的な収集先を記載するものとする。
  7 「処理形態」欄
    個人情報の電子計算機による処理の有無について、□印にレを記入するものとする。なお、専ら文章を作成する目的で電子計算機処理を行う場合などは、ここでいう電子計算機処理に該当しないものとする。
    また、電子計算機処理を行っている場合は、通信回線を用いて情報機器を結合して実施機関が当該実施機関以外のものへ個人情報を提供することの有無について(  )内の□印にレを記入するものとする。
  8 「外部委託の有無」欄
    個人情報の取扱事務の全部又は一部についての外部への委託の有無について□印にレを記入するものとする。
  9 「備考」欄
   目録に記載した内容について特に説明を要する事項を記載するものとする。

   附   則
この要領は、平成25年4月1日から施行する。